A koronavírus megjelenése új feltételeket teremtett a gazdasági és egyéb szerevezetek számára. Egyes cégek szüneteltetik a tevékenységüket, mások csökkentették a termelésük volumenét és vannak akik tevékenységük egy részét home office-ban végzik.
A harmadik csoportra fókuszálva 2 jellemző eset fordul elő:
- A vezetői pozicióban levő manager dolgozik home office-ban
- A munkahelyi vezető vagy home office-ból vagy az irodájából menedzseli a home office-ban dolgozó beosztottjait.
Ez a cikk a második esethez kínál útmutatót illetve mérőszámokat amelyek a megszokott fizikai közelség hiányában lehetővé teszik a vezető számára, hogy on –line (telefonon, mailben, meeting platformon keresztül) megfelelő mennyiségű elvégzendő feladatokkal lássa el a beosztottjait.
- Mérőszám
A fizikai ellenőrzés lehetőségének hiánya miatt jobb, ha egy nagyobb munkát kisebb részfeladatokra bontunk, majd ezeknek sorszámot adunk. Tehát a feladatok száma egyértelmű.
- Mérőszám
A megszámozott feladatok mindegyikéhez rendeljük hozzá azt az időmennyiséget, amennyi alatt az reálisan elvégezhető, majd adjuk össze a feladatokra szánt időmennyiséget!
- Mérőszám
Számoljuk ki a „terhelést” – azt a százalékos mutatószámot amit a 2-es pontban kapott összeg és a dolgozó (az adott periódusban) céges munka végzésére szánt idejének a hányadosaként kapunk.
Terhelés = (becsült idők összege) / (a home office-s munkaidő)
A felvázolt „3 mérőszám rendszer” akkor működik igazán jól, ha specifikus cégre, munkára, helyzetre van méretezve. A személyre szabásban hatékonyságra szakosodott coach tud on-line útmutatást adni.
A következő 4 pontban érdemes coach-al (on-line, platformon keresztül) konzultálni:
- A listában szereplő tevékenységek különböző fontossággal és sürgősséggel bírnak. Jól bevált módszerek ismeretében (Eisenhower matrix) a koach segít a legoptimálisabb prioritást megtalálni.
- Az egyes tevékenységekre szánt időmennyiség megállapításánál könnyű dolgunk van, ha szabványos, normázott tevékenységekről van szó, azonben a hirteleb előállt helyzetekben nem ez a jellemző. A coach által javasolt módszerek közül ki lehet választani azt, amelyik az adott körülmények között a legpontosabb.
- Táblázat minta kidolgozása, melyben jól követhető a feladat prioritása, időtartama, határideje
- Javaslat a a munka lekövetésének frekvenciájára valamnt az elvégzett munka begyűjtésekor a mérőszámok értékétől függő visszajelzésre annak érdekében, hogy a dolgozó motiváltsága a megváltozott körülmények és a fizikai közelség hiányának ellenére magas maradjon.
A cikk írója 20 éve dolgozik hasonló feladatokkal beszállító cégeknél, műanyagipari és multinacionális cégek és beszállítóik, csempe és fémalkatrész gyártó cégeknél, amelyekben az a közös, hogy kiemelten magas szinten tartják a termelékenységüket és az ügyfeleik megelégedettségét.
Buru Róbert